» Artikel »

Mempertahankan SharePoint yang sehat

Server, Site Collection, Taksonomi, Search & Crawl, Evolusi Antar Muka, Manajemen Perubahan dan Kesiapan Bencana..


Pembahasan

Uraian singkat tentang Rencana Perawatan dalam rangka mempertahankan lingkungan SharePoint yang sehat, meliputi : Server, Site Collection, Taksonomi, Search & Crawl, Evolusi Antar Muka, Manajemen Perubahan dan Kesiapan Bencana.

Server

  1. Rencana Pemeliharaan harus dirancang dengan menggunakan serangkaian praktik terbaik perencanaan pemeliharaan.
  2. Menjaga jalur komunikasi terbuka antara pengguna dan orang-orang IT yang bertanggung jawab atas pemeliharaan solusi SharePoint. Salah satu cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan melakukan survei berkala di antara pengguna untuk menentukan apa yang mereka butuhkan, setidaknya dua kali dalam satu tahun.
  3. Menggunakan log dan laporan SharePoint untuk menentukan bagian mana dari situs yang digunakan, dan menggabungkan data ini dengan hasil survei untuk membantu mengidentifikasi apa yang dapat ditingkatkan.
  4. Melakukan pengarsipan konten dan Situs. Pastikan pengguna memahami dan dididik tentang cara mencari informasi yang diarsipkan. Menjalankan tindakan arsip pada frekuensi yang dapat diprediksi. Pengguna harus memiliki pemahaman yang jelas tentang jadwal arsip.
  5. Meninjau Izin Situs secara teratur. Pelatihan ini dapat digunakan untuk menghapus Izin untuk pengguna yang telah meninggalkan organisasi atau hanya mengubah grup atau proyek.
  6. Merencanakan dan menguji cadangan (back up) konten situs pada jadwal reguler. Dokumentasikan frekuensi cadangan serta proses yang diikuti dalam memulihkan konten saat diperlukan. Perencanaan ini akan bervariasi berdasarkan faktor-faktor seperti jumlah konten yang akan dicadangkan, pencadangan penuh versus tambahan, faktor kinerja, dan persyaratan ketersediaan solusi. Semua orang mengatakan ini, tetapi sangat sedikit yang melakukannya: uji proses pemulihan.

Site Collection

  1. Kumpulan Situs SharePoint adalah sekelompok Situs yang dapat dikelola bersama. Situs dalam Kumpulan Situs mungkin memiliki komponen bersama seperti keamanan, fitur, tampilan dan nuansa, dan navigasi. Kumpulan Situs memiliki satu "Situs tingkat atas" dengan sejumlah Sub-situs di bawahnya.
  2. Subsite merujuk ke Situs apa pun dalam Kumpulan Situs yang bukan merupakan Situs tingkat atas itu sendiri. Subsite dapat mewarisi navigasi dan / atau izin dari induknya, atau izin ini dapat ditentukan dan dikelola secara terpisah.
  3. Pengguna Kumpulan Situs dapat membuat Sub Situs jika mereka memiliki izin yang tepat, tetapi Kumpulan Situs itu sendiri harus dibuat oleh seseorang dengan izin Administrasi Kumpulan Situs.
  4. Terkadang lebih baik untuk membuat Kumpulan Situs yang sama sekali baru, sementara di lain waktu lebih masuk akal jika membuat Subsite di bawah Kumpulan Situs yang ada. Misalnya, jika Anda memiliki banyak sub-komite yang sesuai dengan komite yang lebih besar, masuk akal untuk menggunakan Subsite untuk mengelola setiap sub-komite.
  5. Bagian dari Rencana Pemeliharaan Anda harus mengatasi penyesuaian Kuota Kumpulan Situs jika diperlukan. Kuota Kumpulan Situs dikelola di Situs Administrasi Pusat. Kuota digunakan untuk mengontrol seberapa besar Kumpulan Situs tertentu dapat terjadi.
  6. Jika Kumpulan Situs tumbuh di dekat batas ukuran kuota, Anda dapat menyesuaikan Kuota ke ukuran yang lebih besar atau mengurangi ukuran keseluruhan Kumpulan Situs. Ingatlah bahwa Kuota ini ada karena suatu alasan. Lebih baik upaya pertama untuk mengurangi ukuran keseluruhan dari Kumpulan Situs.
  7. Memantau dan menghapus Kumpulan Situs yang tidak digunakan juga harus menjadi bagian dari Rencana Pemeliharaan Anda. Proses ini mungkin otomatis, dan langkah-langkah otomatisasi tergantung pada versi SharePoint Anda.

Retensi Penyimpanan

Mengidentifikasi aturan untuk menentukan apakah Kumpulan Situs tidak digunakan, serta tindakan yang diambil dalam kasus tersebut.


Evolusi Taksonomi

  1. Mengklasifikasikan informasi akan berubah seiring waktu. Hal ini memerlukan rencana untuk memperbarui taksonomi. Melakukan sesi klasifikasi konten tingkat tinggi setiap tahun dengan individu yang sesuai (kepala departemen, pemimpin bab, pengguna situs komite, dll ...) untuk menentukan tag apa saja yang perlu ditambahkan atau untuk mengidentifikasi segala restrukturisasi yang harus terjadi.
  2. Memastikan Rencana Pemeliharaan mencakup rentang waktu terjadwal untuk memperbarui taksonomi. Merencanakan untuk meninjau dan memperbarui taksonomi mereka setiap tahun, atau dapat memilih untuk melakukannya lebih sering tergantung pada persyaratan/konsidi tertentu.

Mesin Pencarian

  1. Mesin Pencarian SharePoint terus-menerus bekerja untuk memberikan pemutakhiran pencarian yang berkualitas tinggi. Ini termasuk Content Source Crawl yang dijadwalkan - bukan hanya Situs SharePoint.
  2. Melakukan perencanaan dan pemantauan yang cermat dan dilakukan untuk memastikan jadwal Crawl tidak mengganggu jadwal back up, dan menyelesaikan dalam jumlah waktu yang dapat diterima/wajar. Rencana Pemeliharaan harus mencakup Jadwal Full Crawl dan Incremental Crawl.

Penjadwalan Crawling

Secara berkala perlu membuat Content Source baru untuk di-Crawl, serta menghapus Sumber Konten yang tidak lagi digunakan. Pemeliharaan ini juga harus direncanakan dan dijadwalkan sebagai bagian dari Rencana Pemeliharaan.


Evolusi Antar Muka Pengguna

  1. Memperbarui antarmuka pengguna (User Interface/UI). UI adalah tampilan dan nuansa Situs, dan itu harus memperkuat Arsitektur Informasi (Information Architecture/IA) yang merupakan struktur dan taksonomi dari Situs.
  2. Mengubah tampilan dan nuansa situs secara teratur. Pedoman Branding organisasi juga harus diperhatikan dan dipatuhi dengan seksama. Pesan yang konsisten adalah cara terbaik untuk menghindari kebingungan dan frustrasi, dan untuk memaksimalkan adopsi pengguna dengan anggota, relawan, dan terutama staf.
  3. Menentukan waktu yang tepat untuk mengunjungi kembali dan melakukan pembaruan Situs dan UI yang diperlukan. Setidaknya 2 kali dalam setahuni. Jika perubahan yang dilakukan pada Situs sangat drastis, pastikan memberi tahu pengguna sebelum melakukan pembaruan. Biarkan mereka tahu apa yang akan berubah, dan buat mereka bersemangat dengan menunjukkan manfaatnya.

Manajemen Perubahan

  1. Rencana Pemeliharaan harus menyertakan bagian manajemen perubahan. Bagian ini perlu menguraikan proses yang digunakan untuk memastikan kesinambungan data. Misalnya, selama proses migrasi, tidak jarang menjaga situs web OLD yang ada tetap berjalan seperti biasa saat memigrasi konten ke Situs BARU. Selama waktu ini, setiap konten baru yang ditambahkan ke situs web LAMA harus diperhitungkan dan juga dimigrasikan ke Situs BARU.
  2. Menangani masalah manajemen perubahan tidak dengan hanya menempatkan situs web OLD dalam mode read-only pada permulaan migrasi konten. Pengguna dapat terus mengakses konten dari situs web OLD dalam mode hanya baca. Tidak ada risiko konten baru ditambahkan ke situs web LAMA selama transisi.
  3. Manajemen perubahan juga harus memperhitungkan waktu henti sistem (dijadwalkan atau sebaliknya).

Kesiapan Bencana

  1. Menjelaskan cara dan skenario untuk mengatasi bencana. Rencana Persiapan dan Pemulihan Bencana harus didokumentasikan dalam Rencana Tata Kelola, Persiapan Bencana juga harus ada dalam Rencana Pemeliharaan untuk memastikan semua komponen yang diperlukan tetap ada dan beroperasi.
  2. Bagian Persiapan Bencana dari Rencana Pemeliharaan harus menjelaskan situasi yang mungkin terjadi seperti hilangnya server server lengkap, server farm loss sebagian, kegagalan server SQL, kegagalan jaringan, intrusi (pencegahan dan reaksi), kehilangan data yang tidak dijelaskan, dan langkah-langkah terkait yang diperlukan untuk mendapatkan sistem kembali online secara tepat waktu.
  3. Memasukkan perkiraan waktu dalam Rencana Bencana apa pun karena pertanyaan pertama yang harus dimiliki setiap orang adalah "Berapa lama akan mati/down?"
  4. Membuat jadwal untuk pengujian pemulihan bencana. Memulihkan back up secara teratur ke lingkungan pengujian.